Je boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Zelf boekhouden of toch uitbesteden? Dat is de vraag! Je bent namelijk niet in alle gevallen verplicht om een administratiekantoor of accountant in de arm te nemen. Maar wat is nu het verschil tussen een administratiekantoor of accountant?
Je zult zeker niet de eerste zijn die de hele zwik over de schutting gooit bij een boekhouder omdat het voeren van de administratie vaak het minst populaire onderdeel van het ondernemerschap is. In dit artikel zetten we de belangrijkste zaken op een rij.

Waarom is boekhouden zo belangrijk, het is toch niet mijn vak?
Ook als boekhouden niet je vak is heb je er wél mee te maken. Er zijn drie hoofdredenen waarom je boekhouding belangrijk is:

1. De Belastingdienst eist (wettelijk) een goede boekhouding. Geen goede boekhouding? Dan heb je kans op boetes en naheffingen.
2. Financiers willen een juiste boekhouding kunnen inzien om te beslissen of ze je geld zullen lenen. Een rommelige of onjuiste administratie is een enorme rode vlag voor banken en geldschieters.
3. Jouw ‘vermogen’ om te ondernemen. Je kunt tenslotte alleen goede beslissingen nemen als je weet hoe je er financieel voor staat.

Zelf boekhouden of uitbesteden
Je kunt natuurlijk zelf je boekhouding doen, eventueel na een cursus of training. Zeker met de boekhoudpakketten die vandaag de dag beschikbaar zijn wordt je heel erg geholpen om zelf alles bij te houden. Maar er kunnen ook redenen zijn om het helemaal of gedeeltelijk uit te besteden. Bijvoorbeeld:

• Je wilt je helemaal richten op je eigen vak en niet bezig zijn met andere zaken, of je hebt er simpelweg geen tijd voor
• Je hebt zo weinig affiniteit met boekhouden dat je dit gewoon niet zelf wilt doen
• of je denkt dat je over onvoldoende kennis beschikt  om een goede administratie in te richten

Gebruik je de gegevens uit je administratie intensief (bijvoorbeeld om kunnen sturen op omzet, het bepalen van in- en verkoopmomenten etc)? Dan moet in dat geval je administratie altijd actueel zijn en zal de vertraging te groot worden wanneer je deze incidenteel laat bijwerken door een externe partij.

Dienstverlening

Er zijn globaal twee soorten dienstverleners: accountantskantoren en administratiekantoren. Iedereen mag een administratiekantoor beginnen. Het is dus aan om jou zelf te bepalen of er ervaren en goed opgeleid personeel bij zo’n kantoor werkt. Dat is over het algemeen wel het geval in Nederland. De tarieven liggen vaak lager dan bij een accountant. Accountant Administratieconsulent (AA) en Register Accountant (RA) zijn beschermde titels. Alleen na het behalen van opleidingseisen én het volgen van een doorlopende bijscholing mag je een dergelijke titel dragen. Accountants mogen wettelijk een aantal werkzaamheden uitvoeren die slechts aan hen zijn voorbehouden, zoals het goedkeuren van jaarrekeningen en het uitvoeren van controle werkzaamheden. Controles door accountants en goedkeuring van de jaarrekening zijn overigens alleen verplicht voor grotere bedrijven. Accountantskantoren zijn regelmatig duurder dan administratiekantoren, hoewel dat niet altijd zo hoeft te zijn omdat zij meer kunnen investeren in efficiency en automatisering en daardoor een lagere kostprijs behalen.

Dienstverleningsvormen

• Alles door de dienstverlener: je levert je stukken (inkoopfacturen, verkoopfacturen etc) in waarna ze voor jou geboekt worden. Vaak gebeurt dat achteraf in de btw aangiftemaanden. De gegevens in je administratie zijn dan zelden actueel.
• Zelf de administratie voeren, maar de accountant kan je systeem inzien, controleert regelmatig en corrigeert boekingen als dat nodig is.
• Een combinatie van beide: je inkopen boek je met behulp van scan-en herkensoftware die je vaak als app op je telefoon kunt installeren, je maakt facturen die direct in de boekhouding komen en de accountant verwerkt de bank. Zo kan je administratie zelfs dagelijks actueel zijn.
• Je voert de administratie helemaal zelf en de accountant controleert alleen aan het einde van het jaar of bij het maken van de jaarstukken. Je moet dan wel behoorlijk goed weten wat je doet: als je fouten maakt komen die pas aan het einde van het jaar aan het licht. Mogelijk heb je dan al verkeerde afdrachten gedaan voor de btw of andere belastingen. Maar als dat tijdig geconstateerd wordt, kan dat zonder problemen worden gecorrigeerd.
  

Kiezen
Zowel een administratiekantoor als een accountant zijn idealiter voor jou adviseur en vraagbaak als het erop aankomt bij lastiger financiële vraagstukken. Let dus naast de tarieven en de bij jou passende dienstverleningsvorm ook vooral op of het klikt en of de dienstverlener jou en je branche begrijpt. Voor je boekhoudpakket geldt: kijk wat voor jou goed werkt, of je er gemakkelijk de correcte informatie uit kunt halen en of de leverancier van het pakket goed bij je past.